Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Firmie MIO Spółka z o.o, z siedzibą w Częstochowie (42-202) przy ul. Wrocławskiej 10, NIP: 642-274-30-63 (dalej jako MIO).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Polityka zawiera:
a)opis zasad ochrony danych obowiązujących w MIO;
b)odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące
poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych);
Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki MIO.
Michał Olek powierza realizację zadań związanych z wdrożeniem i utrzymaniem Polityki MIO.
Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada Zarząd Spółki MIO.
Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są wszyscy członkowie personelu MIO.
Zarząd Spolki MIO powinien też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez MIO.
Skróty i definicje:
a)Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika
wyraźnie z kontekstu.
b)RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
c)Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
d)Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
e)Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe
ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub
światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu
jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub
orientacji seksualnej.
f)Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków
skazujących i naruszeń prawa.
g)Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia
h)Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
i)Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której MIO powierzył przetwarzanie
danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
j)Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji
międzynarodowej.
k)IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
l)RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Ochrona danych osobowych w MIO opiera się o następujące filary:
a)Legalność – MIO dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
b)Bezpieczeństwo – MIO zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale
działania w tym zakresie.
c)Prawa Jednostki – MIO umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i
prawa te realizuje.
d)Rozliczalność – MIO dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej
chwili móc wykazać zgodność.
Przetwarzając dane osobowe MIO kieruje się następującymi zasadami:
a) legalizmu – przetwarzanie w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem;
b)rzetelności – przetwarzanie rzetelne i uczciwie;
c) transparentności – przetwarzanie w sposób przejrzysty dla osoby, której dane
dotyczą;
d) minimalizacji – przetwarzanie w konkretnych celach i nie „na zapas”;
e) adekwatności – przetwarzanie nie więcej niż potrzeba;
f) prawidłowości – przetwarzanie z dbałością o prawidłowość danych;
g) czasowości – przetwarzanie nie dłużej niż potrzeba;
h) bezpieczeństwa – przetwarzanie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych.
System ochrony danych osobowych w MIO składa się z następujących elementów:
1) Inwentaryzacja danych. MIO dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych przez niego
przetwarzanych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów
wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
b) przypadków przetwarzania danych osób, których MIO nie identyfikuje (dane
niezidentyfikowane);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2)Rejestr. MIO opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych
(Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w MIO. Wzór
rejestru stanowi załącznik nr 1 do Polityki.
3)Podstawy prawne. MIO zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania
danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarza dane na podstawie
prawnie uzasadnionego interesu MIO
4) Obsługa praw jednostki. MIO spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane
przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w
tym:
a)Obowiązki informacyjne. MIO przekazuje osobom, prawem wymagane informacje przy zbieraniu
danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych
obowiązków.
b)Możliwość wykonania żądań. MIO weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania
każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
c)Obsługa żądań. MIO zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były
realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i dokumentowane.
d)Zawiadamianie o naruszeniach. MIO stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności
zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5)Minimalizacja. MIO posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default),
a w tym:
a)zasady zarządzaniaadekwatnością danych;
b)zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c)zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
6)Bezpieczeństwo. MIO zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a)przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b)przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności
osób jest wysokie;
c)dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d)stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego
naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
7)Przetwarzający. Administrator weryfikuje przetwarzających dane na rzecz MIO pod kątem
gwarancji realizacji wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), a także
sprawdza sposób wykonywania umów powierzenia.
8)Eksport danych. MIO weryfikuje, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza
UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia
zgodne z prawem warunki takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9)Privacy by design. MIO zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu
uruchamianie nowych projektów i inwestycji w MIO wywołuje konieczność oceny wpływu zmiany na
ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania,
bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na
początku nowego projektu.
MIO przeprowadza inwentaryzację danych, o których mowa w ust. 1, także w dalszej części
Polityki przy użyciu odrębnych arkuszy, które znajdują się w Analizie ryzyka naruszenia praw
i wolności osób. Dokument ten stanowi załącznik nr 2 do Polityki.
MIO identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz zapewnia zgodność z prawem przetwarzania danych wrażliwych.
MIO identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i zapewnia realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
MIO identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i zapewnia zgodność tego procesu z prawem.
MIO identyfikuje przypadki współadministrowania danymi.
Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
MIO prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających MIO rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą MIO uznała za odrębną dla
potrzeb Rejestru, MIO odnotowuje co najmniej:
a)nazwę czynności,
b)cel przetwarzania,
c)opis kategorii osób,
d)opis kategorii danych,
e)podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu
MIO, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
f)sposób zbierania danych,
g)opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),
h)informację o przekazaniu poza EU/EOG;
i) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
MIO dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel) MIO dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
MIO zarządza zgodami gromadząc je i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
MIO dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
MIO ułatwia osobom korzystanie z ich praw.
MIO dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
MIO wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
W celu realizacji praw jednostki MIO zapewnia możliwość działań pozwalających zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez MIO, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
MIO dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
Wzór klauzuli informacyjnej w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą stanowi załącznik nr 3 do Polityki.
Wzór klauzuli informacyjnej w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą – stanowi załącznik nr 4 do Polityki.
Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 5 do Polityki.
MIO określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
MIO informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
MIO informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
MIO informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
MIO określa – jeśli go to dotyczy – sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
MIO informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
MIO informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
MIO informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
MIO informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
MIO bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
Realizując prawa osób, których dane dotyczą, MIO zapewnia gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), MIO może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
MIO informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
MIO informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, MIO informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych MIO nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
Na żądanie MIO wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. MIO może wprowadzić i utrzymywać cennik kopii danych, zgodnie z którym będzie pobierał opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana będzie w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
MIO dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. MIO ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych MIO informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
MIO uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. MIO ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. MIO nie musi przetwarzać danych, które są mu zbędne) MIO może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
Na żądanie osoby, MIO usuwa dane, gdy:
a)dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych
celach,
b)zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej
przetwarzania,
c)osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
d)dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
e)konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
f)żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług
społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu
społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
MIO zapewnia efektywną realizację prawa do usunięcia danych przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez MIO, podejmuje on rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych MIO informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
MIO dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a)osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich
prawidłowość,
b)przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się
usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c)MIO nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą,
do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d)osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną
sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie MIO zachodzą prawnie uzasadnione podstawy
nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania MIO przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
MIO informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych MIO informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Na żądanie osoby MIO wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi,jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona MIO, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych MIO.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez MIO w oparciu o jego uzasadniony interes lub o powierzone MIO zadanie w interesie publicznym, uwzględni on sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie MIO ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli MIO prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. MIO uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez MIO na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), MIO uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
MIO dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:
a) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),
b) dostępu do danych,
c) czasu przechowywania danych.
MIO dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
MIO przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacyby design).
MIO stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych:
a) prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień),
b) fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń)
c) logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów
sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
Wzór upoważnienia i zobowiązania do zachowania poufności stanowi załącznik nr 6 do Polityki.
MIO stosuje kontrolę dostępu fizycznego do swoich pomieszczeń.
MIO dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
MIO dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
MIO zapewnią kontrolę cyklu życia danych osobowych w firmie, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów MIO, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez MIO. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
MIO zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez MIO.
MIO przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych.
W tym celu:
a)zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji,cyberbezpieczeństwie i
ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
b)kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
c)przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności
przetwarzania danych lub ich kategorii, analizuje możliwe sytuacje i scenariusze
naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele
przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym
prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
d)ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia
koszt ich wdrażania, w tym ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jakie uzna
za celowe.
MIO dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
MIO stosuje metodykę oceny skutków, która zostanie przyjęta, gdy zgodnie z analizą ryzyka naruszenie praw i wolności będzie wysokie.
MIO stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnieniacyberbezpieczeństwa w MIO i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez MIO dla tych obszarów.
MIO stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
MIO zobowiązany jest do takiego doboru kontrahentów, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na MIO.
MIO przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące załącznik nr 7 do Polityki Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.
MIO rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
MIO zapewnia rejestrację ewentualnych przypadków eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadowIT),MIO okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.§ 16
MIO zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez MIO odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.